L’entreprise n’a jamais autant évolué qu’aujourd’hui. Ainsi les métiers changent. Les cartes des responsabilités sont redistribuées. Le trésorier occupe une place de plus en plus importante, avec des missions et un champ d’action étendus. Face à cette surcharge, de plus en plus de trésoriers d’entreprise s’équipent d’un logiciel de gestion de trésorerie, ou Treasury management System (TMS). Autrefois réservés aux grands groupes, il est de plus en plus utilisé par les trésoriers d’ETI. Quels sont les avantages pour l’entreprise? Explications.

Le trésorier, sous pression comme jamais

Le progrès entraîne le changement. Des métiers disparaissent et d’autres prennent une importance accrue. C’est le cas du trésorier en entreprise. Pourquoi?

  • Le cash est le nerf de la guerre. Une entreprise ne meurt pas de faire des pertes mais de ne pas avoir de cash. Le trésorier possède donc une grande responsabilité, celle de gérer la trésorerie de l’entreprise. Piloter les flux, veiller à l’équilibre des comptes, gérer les réserves de cash, ou encore chercher les ressources pour financer la croissance ou le BFR.
  • Leur responsabilité s’est d’autant plus accrue ces dernières années que les risques se sont multipliés : banques en péril, volatilité des marchés (devises, taux…), fraudeurs toujours plus ingénieux, etc.
  • Le périmètre de leurs actions s’est également considérablement élargi. Ils doivent parfois s’atteler au crédit management, à la fiscalité, ou encore à la gestion de projets.
  • Enfin, l’environnement est particulièrement mouvant. Les business se complexifient vite (omnicanal, internationalisation), les réglementations évoluent (SEPA, EMIR, DSP2, etc.) et les processus se digitalisent (conduisant à la multiplication et à la disparité de la data).

Pour atteindre leurs objectifs, affronter cette exposition accrue et les aider au quotidien, les trésoriers ont donc particulièrement besoin de logiciels performants, et notamment d’un logiciel de gestion de trésorerie.

Qu’est qu’un logiciel de gestion de trésorerie (TMS) ?

Apparu au milieu des années 80, le logiciel de gestion de trésorerie, ou Treasury Management System (TMS), est un logiciel permettant de gérer tous les processus et besoins du trésorier : du front office (opérations de marché) au back office (gestion du cash, génération des paiements) en passant par la comptabilité, et tout cela en respect des procédures internes et autres réglementations (middle office)… Le TMS est donc en quelque sorte l’ERP (Enterprise Resource Planning, Progiciel de Gestion Intégré en français) du trésorier.

Voici les raisons pour lesquelles il serait judicieux d’abandonner vos feuilles excel et d’adopter un logiciel de gestion de trésorerie.

Un logiciel de gestion de trésorerie c’est une visibilité cash augmentée

En tant que trésorier d’entreprise, n’avez-vous jamais été confronté à l’une de ces situations (liste non exhaustive)?

  • Mobiliser une personne plusieurs heures par jour pour se connecter sur le portail de chacune de vos banques pour connaître votre position cash et équilibrer les comptes ;
  • Pour piloter votre cash : devoir faire des allers-retours sans fin pour obtenir une actualisation des prévisions de trésorerie des prochains jours (ou plus long terme) auprès des départements comptable, commercial, crédit management ou des filiales
  • Une demande de financement de filiale n’est pas honorée, parce que vous avez oublié son email de demande, entraînant un découvert et des frais sur son compte
  • Vous avez manqué une échéance d’opération de change ou d’un financement, n’ayant pas été informé par votre collègue ou par la faute d’une erreur de système
  • Votre meilleur ami Excel vous fait faux-bon : vous ne retrouvez pas votre fichier,  vous êtes perdus entre les nombreuses versions d’un même document, certaines de vos formules sont erronées. Tout cela nuisant à votre réputation interne et externe.

Ainsi les logiciels de gestion de trésorerie, avec leur interface unique, vous permettent de:

  • Centraliser toutes vos données internes (du front au back office). Ainsi que celles de votre écosystème (portails bancaires, logiciel comptable/ERP, filiales, etc.)
  • Les diffuser aux membres de votre équipe de trésorerie centrale et à vos relais locaux
  • D’y avoir accès en temps réel

Ainsi le logiciel de gestion de trésorerie vous apporte une visibilité plus rapide et plus fiable sur votre cash. Ce qui vous permet d’agir ou de réagir de manière efficace.

Un logiciel de gestion de trésorerie c’est une efficacité augmentée

La technologie des logiciels de gestion de trésorerie permet d’automatiser un certain nombre de tâches à faible valeur ajoutée:

  • Des tâches de calcul : position financière, flux cash analytique, échéancier des opérations de financement, échelles d’intérêts sur comptes courants, reporting réglementaires, etc.
  • Des tâches de contrôle: rapprochement bancaire, frais bancaires, pertinence de la date d’exécution, cohérence des coordonnées bancaires.

Le logiciel de gestion de trésorerie vous permet ainsi de vous consacrer à l’analyse et la prise de décision.

De plus, certains logiciels de gestion de trésorerie embarquent de vrais assistants trésorier. Avec sélection automatique des coordonnées de vos contreparties bancaires (SSI), propositions d’équilibrage, panier de tâches (échéances à livrer, validation de virement ou demande de financement, etc.), support aux tests d’efficacité/sensibilité, et bien d’autres choses.

Un TMS est aussi le moyen idéal de supporter l’extension de votre business. En particulier si vous vous développez à l’étranger. En effet, le nombre de banques et comptes bancaires sont alors souvent multipliés par 3 voir 4. Ce qui engendre un surplus d’activité ! Grâce aux gains de productivité apportés par le logiciel de gestion de trésorerie, vous pourrez éviter des recrutements additionnels. Et donc améliorer votre retour sur investissement.

Enfin, des applications mobiles TMS sont proposées, vous offrant plus de flexibilité et un accès à distance aux outils.

Un logiciel de gestion de trésorerie c’est une réduction des risques

Les logiciels de gestion de trésorerie embarquent une panoplie d’outils de gestion du risque de fraude. Une fonctionnalité bien utile lorsque l’on sait que plus de 8 entreprises sur 10 déclarent avoir été victime d’au moins une tentative de fraude. Les TMS proposent ainsi des solutions comme l’administration 4 yeux, les workflow d’approbation, l’authentification multi-facteurs, les signatures numériques, la piste d’audit, la blacklist OFAC ou encore la vérification de la pertinence des coordonnées bancaires… Vous protégez ainsi l’argent et la réputation de votre entreprise.

Par ailleurs, avez-vous envisagé le risque informatique ? Qui n’a jamais subi une panne informatique, une perte ou destruction de ses fichiers ? Les dernières solutions logiciels de gestion de trésorerie sont gérés en mode SaaS (Software-As-A-Service), c’est-à-dire hébergées dans le cloud par votre éditeur. Ce qui implique un taux de disponibilité  et un plan de continuité d’activité en cas d’incident. Ce que nous ne vous souhaitons pas bien entendu.

Et pour conclure

Hier réservés aux grands groupes, de par leur coût et leur implémentation complexe, les TMS sont aujourd’hui bien plus accessibles pour des structures plus petites, en particulier les ETI. D’important progrès technologiques ont en effet été réalisés, apportant des performances plus élevées, une ergonomie améliorée et des prix à la baisse. Gardez enfin en tête que les entreprises renouvellent leur logiciel de gestion de trésorerie en moyenne tous les 5 à 7 ans. Donc le bien fondé de votre choix est des plus importants. Comment bien sélectionner un logiciel de TMS? Réponse dans le prochain article.

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Thomas Julia

A propos de l'auteur,

Thomas vous apporte son expertise en relations publiques et marketing digital, acquise lors des dix dernières années à Bruxelles, Paris et Barcelone. Toujours à l'écoute de vos besoins pour y répondre de manière la plus efficace possible.

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