La gestion de trésorerie vous donne des cheveux blancs? Vous pensez à automatiser cette tâche en faisant l’acquisition d’un logiciel de gestion de trésorerie, aussi appelé TMS (Treasury Management System). Ou vous souhaitez simplement en changer afin d’accéder à de nouvelles fonctionnalités, réduire vos coûts, ou répondre à de nouvelles exigences réglementaires ? Voici un petit guide qui vous évitera tout catastrophe. Un manuel pour ceux qui ont besoin de s’équiper ou de changer de TMS.

Premièrement, prenez bien conscience de l’impact de cette solution sur votre business :

  • S’équiper d’un nouveau logiciel de gestion de trésorerie (TMS) est un projet complexe, risqué, consommateur de temps et d’argent ;
  • Qui s’accompagne généralement d’une refonte organisationnelle ;
  • Une fois implémenté, vous êtes parti pour un horizon d’utilisation long terme (56% des logiciels de gestion de trésorerie ou TMS datent de plus de 6 ans, d’après une étude AFTE de 2016).

Voici les étapes à suivre.

Définissez vos besoins

Selon Steve W. Martin, spécialiste de la linguistique des ventes, 42% des regrets post-achat d’un produit ou service sont relatifs aux besoins non comblés (non-réponse, achat sur/sous-dimensionné…).

La définition de vos besoins est donc une étape cruciale. C’est ce que l’on appelle la phase de cadrage. Plus concrètement cela se matérialise par:

  • L’identification et la description, le plus précisément possible, des processus métiers cibles ;
  • Cet exercice est mené par votre maîtrise d’ouvrage MOA (personne sélectionnée en interne) (département Trésorerie ou IT suivant votre organisation) ou assistance à maîtrise d’ouvrage AMOA (cabinet de conseil) ;
  • Il suit une démarche classique de collecte des besoins (sous la forme d’interviews par exemple) auprès de l’ensemble des parties prenantes internes, d’analyse puis de modélisation (diagrammes contextuels, fonctionnels, et logigrammes par exemple). Cela aboutit à une spécification fonctionnelle générale, qui in fine doit être vérifiée et validée par toutes les parties prenantes.

Quelques astuces

  • La réflexion doit être agnostique vis-à-vis du logiciel, il faut penser « quoi » et non « comment » et commencer par définir ses besoins ;
  • Analysez aussi l’environnement technique dans lequel votre TMS évoluera (réseau, type d’installation, interfaces avec les autres logiciels, etc.) afin d’éviter les mauvaises surprises lors de l’implémentation.

Sélectionnez votre solution de logiciel de gestion de trésorerie

Vous l’aurez compris, le but est de sélectionner le fournisseur qui répondra aux besoins définis lors du cadrage et saura vous accompagner à l’avenir lors de vos évolutions.

Commencez par lancer un appel d’offres. Plus concrètement :

  • Rédigez le cahier des charges reprenant la spécification métier, et intégrant aussi les exigences SI/sécurité, légales/achats ainsi que projet (calendrier, rôles et responsabilités) ;
  • Constituez le comité de sélection, avec des membres issus des départements trésorerie, comptable, DSI, achats, légal, etc. Cependant, en tant que trésorier et utilisateur final, garder le contrôle de la décision ;
  • Définissez la grille d’analyse et de notation des offres: les critères de choix peuvent concerner la couverture fonctionnelle, les capacités techniques, l’éditeur lui-même (disponibilité, taille, réputation, etc.), l’aspect financier et contractuel ;
  • Listez les fournisseurs potentiels, et envoyez-leur votre cahier des charges. Soyez prêts à entrer dans un jeu de questions-réponses qui in fine aboutira à la réception d’offres écrites.

Vous pouvez ensuite poursuivre vers la décision finale :

  • Réalisez une « short-list » qui sera auditionnée lors d’oraux : soyez efficaces et pertinents en restant concentrés sur les besoins, fonctionnalités et problématiques critiques. Demandez à l’équipe avant-vente une démonstration basée sur vos vraies données, ou mettez en place des ateliers « proof-of-concept ». Enfin restez ouverts, tenez compte des contraintes ou solutions alternatives proposées ;
  • Négociez avec les partenaires potentiels le périmètre fonctionnel, le calendrier et les ressources, les clauses juridiques et bien entendu le prix ;
  • Validez et signez le contrat avec le partenaire retenu.

Quelques astuces

  • Echangez avec vos pairs vous permettra d’identifier les bonnes pratiques, et d’obtenir des informations concrètes et précieuses sur les solutions et éditeurs ;
  • Vous pouvez aussi vous appuyer sur votre assistant Fin★Track pour identifier et comparer les solutions TMS en et lire des avis utilisateurs aux profils similaires au vôtre.

Bétonnez votre gestion de projet

Une fois la solution TMS sélectionnée, un des plus importants facteurs de succès est d’avoir une gestion de projet digne de ce nom. Le Project Management Institute décrit la gestion de projet comme « l’application de connaissances, compétences, outils et techniques dans le but de répondre aux attentes du projet : délai, coût, qualité, risque, avec les ressources humaines adéquates ». Visiblement pas si facile quand on considère les statistiques de succès des projets informatiques tournant autour de 30%.

Voici comment procéder :

  • Nommez un chef de projet dont c’est le métier, 100% dédié à ce projet, dans vos rangs dans l’idéal (Finance ou Directeur des Systèmes d’Information suivant votre organisation), qui planifiera l’implémentation, les ressources humaines et financières, et en assurera le suivi ;
  • Optez pour une méthode traditionnelle de gestion de projet (en cascade par exemple) aux méthodes agiles, plus adaptée à la complexité des projets TMS. Le déroulé classique est : spécifications fonctionnelles détaillées – développement – tests – mise en production avec validation formelle de chaque étape.

Quelques astuces

  • Attention aux ambitions du projet, gardez en tête l’équilibre périmètre, délai, coût. La priorisation des besoins (primordial, idéal), permettra de lotir le projet et de respecter les objectifs les plus importants ;
  • Ne négligez surtout pas l’accompagnement au changement, il en va de l’adhésion au projet par les utilisateurs finaux. Par exemple, pensez à les solliciter lors de la phase de tests, assurer des formations customisées, et fournir un support post-golive de plusieurs mois.

Voici donc toutes les étapes afin d’implémenter votre logiciel de gestion de trésorerie sans mauvaise surprise. Vous avez des questions ? Besoin d’aide ? Contactez-nous, c’est gratuit.

 

Je veux plus d’information

 

 

 

 

Article utile ?

Partager :

Thomas Julia

A propos de l'auteur,

Thomas vous apporte son expertise en relations publiques et marketing digital, acquise lors des dix dernières années à Bruxelles, Paris et Barcelone. Toujours à l'écoute de vos besoins pour y répondre de manière la plus efficace possible.

Commentaires :

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Articles en relation :