Une étude du Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques fait un état des lieux de l’usage de la facture électronique en France en 2017. Que révèle-t-elle ? En premier lieu que 74% des entreprises déclarent échanger des factures sous format électronique. Et, dans le détail, que la majorité d’entre elles (86%) continuent d’utiliser le format papier en parallèle. Concrètement, elles procèdent alors à un double envoi papier et numérique. Pourtant, l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI) autorise le remplacement de la facture papier par la facture électronique : « Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire ». Alors qu’attendent les entreprises françaises pour sauter le pas ? Anticiper les évolutions réglementaires, faire des économies, gagner en productivité, réduire les risques, préserver l’environnement … Voici 5 raisons de passer à la facture électronique !   

1. Anticiper les contraintes légales

Norvège, Finlande, Danemark … Ces trois pays ont en commun d’être passés à la facture électronique en 2005. De son côté, la France accusait jusqu’à il y a peu un retard en la matière. En effet, et selon Bpifrance, seules 5% des factures générées en 2015 étaient dématérialisées (dématérialisation de facture).

Depuis, les choses ont bougé. Un calendrier a été fixé dans l’ordonnance 2014-697 pour rendre progressivement obligatoire la dématérialisation des factures dans le cadre des marchés publics. L’obligation s’applique donc pour les fournisseurs de l’Etat, des collectivités territoriales et établissements publics :

  • Depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises
  • Depuis le 1er janvier 2018 pour les ETI
  • À partir du 1er janvier 2019 pour les PME
  • À partir du 1er janvier 2020 pour les TPE

Une plateforme en ligne a par ailleurs été développée spécifiquement par l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) : Chorus Pro. L’accès est gratuit. Outre le portail web, des API sont également proposées et permettent de profiter des fonctionnalités de Chorus Pro directement depuis le système d’information de son entreprise. En 2017, plus de 10 millions de factures électroniques avaient déjà été traitées avec Chorus Pro. Un chiffre qui devrait atteindre 100 millions en 2020.

Si vous êtes une TPE ou PME travaillant avec le secteur public vous avez donc la possibilité de prendre un peu d’avance. En effet, pourquoi attendre puisque vous devrez de toute façon y passer bientôt ? Plus largement, il est possible que d’ici quelques années la facture électronique devienne obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises. C’est en tout cas la voie prise par l’Italie, où ce sera la norme pour toutes les entreprises dès le 1er janvier 2019.

2. Réduire les coûts administratifs et de gestion

Un des premiers inconvénients de la facture papier est son coût, lié aux nombreuses opérations :

  • Pour une facture entrante : traitement du courrier, saisie de la facture, validation, paiement, archivage et gestion des litiges. Soit un coût estimé entre 14 et 20€ (En savoir plus).
  • Pour une facture sortante : Préparation de la facture, envoi, rapprochement des paiements, archivage, gestion des relances, gestion des litiges, coûts de trésorerie. Soit un coût estimé entre 5 et 10€ (En savoir plus).

Comparativement, la facture électronique coûte bien moins chère. Elle est estimée à 4 euros (entrante) et 3 euros (sortante) par l’Association des librairies informatisées utilisatrices de réseaux électroniques (Alire). 

D’où viennent ces économies ? De la suppression ou réduction de nombreux coûts :

  • La consommation de papier, impression, envoi postal, archivage physique …
  • Les retards de paiements ! Surtout si vous adoptez un logiciel de facture électronique. En effet, la plupart permettent de suivre en temps réel le parcours des factures chez vos clients. L’instantanéité des opérations (envoi, réception, etc.) participe également de la réduction des délais de recouvrement.
  • Et bien sûr des économies indirectes en termes de temps consacré !

3. Gagner en productivité grâce à la facture électronique

Ce n’est pas un secret, la gestion des factures est chronophage ! Une étude du cabinet International Data Corporation (IDC) révèle que les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseursOr, adopter un logiciel de facture électronique permet d’automatiser les process : génération, envoi, réception et suivi des factures. Et cela grâce à des technologies comme, entre autres, l’OCR (reconnaissance optique des caractères). Autre avantage non négligeable : l’archivage électronique facilite l’accès aux documents. Ce qui permet de les fournir rapidement à un client ou à l’administration fiscale. La facture électronique est liée de fait à la gestion électronique des documents (GED). Laquelle est définie comme l’ensemble des techniques et outils informatisés visant l’organisation et la gestion des documents et informations électroniques.  

4. Réduire les risques

Utiliser la facture électronique, c’est également limiter les erreurs de saisies ou de transfert manuel des données entre applications. C’est aussi la garantie de bien délivrer les documents. Enfin, les factures électroniques peuvent être bien plus facilement sécurisées. Et ce grâce à la GED (Gestion Electronique des Documents). Cette dernière désigne l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents au sein de son entreprise. Les avantages sont nombreux : éviter la multiplication des documents, sécuriser le stockage et l’accès aux fichiers, faciliter la sauvegarde de dossiers sensibles …

5. Alimenter sa stratégie RSE

Passer à la facture électronique peut contribuer à la politique RSE de votre entreprise. En effet, une récente étude de l’Alire a estimé une consommation de 80Kg de papier facture par tranche de 500K€ de CA. Plus saisissant encore : selon le cabinet REL, si les 30 milliards de factures envoyées chaque année en Europe étaient électroniques, 12,6 millions d’arbres et 5,4 milliards de kWh pourraient être économisés.

Dans le prochain article, nous évoquerons les pistes pour mettre en place la facture électronique. Par ailleurs, si vous avez une question, besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter, c’est gratuit.

 

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Thomas Julia

A propos de l'auteur,

Thomas vous apporte son expertise en relations publiques et marketing digital, acquise lors des dix dernières années à Bruxelles, Paris et Barcelone. Toujours à l'écoute de vos besoins pour y répondre de manière la plus efficace possible.

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