Une facture électronique est « une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit”. Pour qu’une facture électronique puisse remplacer la facture papier, 3 obligations sont à respecter. À savoir : en garantir l’authenticité d’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Et ce à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Alors comment réussir son projet de dématérialisation des factures ? Découvrez ci-dessous les 4 points clés pour se lancer !

1- Définissez le niveau d’acquisition adapté

La dématérialisation des factures la plus simple consiste à numériser les factures papiers grâce à des scanners.

Les fournisseurs les plus évolués se distinguent par leur performance technologique, à savoir :

  • Le tri électronique des documents (RAD) évitant le tri à la source ;
  • La reconnaissance optique des caractères (OCR, ICR) facilitant le pré-enregistrement des écritures comptables dans votre logiciel financier et comptable (ex : SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Qualiac).

2- Adoptez un format d’échange numérique

Le niveau supérieur consiste à faire évoluer vos échanges avec vos fournisseurs et clients, en adoptant un format d’échange numérique :

  • Le PDF avec signature numérique (aussi appelée signature électronique). Cette option reste encore utilisée par beaucoup d’entreprises. Son avantage est d’être peu coûteuse et facile à mettre en place. La signature numérique garantit l’intégrité du document et authentifie son auteur. La reconnaissance optique des caractères est parfaitement compatible avec ce format et vous permet d’améliorer encore votre productivité ;
  • L’EDI, acronyme “d’échange de données informatisé”, qui correspond à l’échange d’informations automatique entre deux entités, et leurs logiciels respectifs, via des messages standardisés. Définissez au préalable d’un commun accord le format à respecter parmi le XML, ANSI, EDIFACT, TRADACOMS, etc.

Un point requiert également votre attention : la traçabilité de votre facture. Qui peut être assurée par une piste d’audit, que ce soit lors de la réception ou l’émission de facture. La piste d’audit consiste à justifier comptablement chaque étape du processus de facturation (entrée/sortie).

3- Stockez et sécurisez vos factures électroniques

Une fois les documents acquis et dématérialisés, vous devrez alors définir une stratégie de stockage. Ce qui suppose donc de se poser quelques questions :

  • Combien de temps vais-je conserver mes factures ? En gardant en tête que la durée légale de stockage des factures clients et fournisseurs est de 10 ans. Ce stockage est indispensable pour faire face aux contrôles fiscaux. Il est également utile en cas de litiges commerciaux. Enfin, question connexe : que ferez-vous des factures ayant dépassé ces 10 ans ? Deux choix sont possibles : la suppression ou l’archivage.
  • Où vais-je les stocker ? Souhaitez-vous les stocker dans le même environnement que votre logiciel financier (comptabilité fournisseur ou client, facturation …) ou sur un serveur dédié accessible par vos logiciels ? Préférez-vous un hébergement interne ou en infogérance (sous-traitance à un prestataire informatique tiers) ? Anticipez aussi les volumes de stockage nécessaires.
  • Comment assurer la sécurité des documents et réduire les risques ? Vous avez tout intérêt à définir un plan de sauvegarde (périmètres documents, fréquence sauvegarde, lieu de sauvegarde) ainsi qu’un plan de reprise d’activité (PRA) en cas de catastrophe (incendie, crash serveur de stockage, etc.).

    4- Pour la dématérialisation des factures, adoptez une approche projet !

La dématérialisation des factures ou passage à la facture électronique requiert une approche projet, une organisation dédiée intégrant toutes les parties prenantes internes (directions générale, financière, informatique, projet) ainsi qu’externes (fournisseurs, clients, et prestataires).

  • Définissez précisemment vos objectifs. Quels bénéfices souhaitez-vous en retirer ? Une hausse de la productivité, une amélioration des relations clients-fournisseurs et réduction des litiges … Identifiez ainsi vos raisons de passer à la facture électronique. Cette réflexion en amont permet de s’orienter vers des modules et technologies adaptées.
  • Faites un audit de l’existant. Vos fournisseurs vous envoient-ils déjà des factures électroniques ? Sont-ils prêts à basculer dans le tout numérique ? Même question pour vos clients ? Quel est le processus actuel de traitement et comptabilisation de ces factures ? Votre infrastructure et vos systèmes sont-ils compatibles ? etc.
  • Définissez votre cible. Quel panel de fournisseurs et clients embarquer ? Quel niveau d’acquisition viser ? Quels seront les processus métier et organisation cibles ? Les besoins d’infrastructure et logiciels ? etc. Et bien sûr les modalités du projet (temps, humain, budget) pour y arriver.
  • Commencez sur un périmètre test (entité spécifique, filiale) peut aussi être un bonne idée. Afin de faire un déploiement plus large ensuite. Vous partirez ainsi d’une base et vous pourrez ensuite vous adapter aux réglementations, ressources humaines, maturités fournisseurs et spécificités organisationnelles de chaque entité.
  • Accompagnez le changement : information et formation des utilisateurs finaux et des partenaires externes sont en effet essentiels pour l’adhésion et le succès du projet de dématérialisation des factures.

Vous avez des questions, voulez approfondir le sujet ou besoin d’aide pour mettre en place la dématérialisation de facture, n’hésitez pas à nous contacter, c’est gratuit.

 

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Antoine Lefrancq

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